Come allocare le risorse

Informazioni sull'allocazione delle risorse

La definizione di allocazione delle risorse è il processo di assegnazione e programmazione delle risorse che supportano efficacemente gli obiettivi del tuo team, scegliendo le migliori risorse disponibili per i tuoi progetti. In questo caso, è possibile gestire e ottimizzare le risorse per tutta la durata del lavoro in modo da evitare sottoutilizzo o sovrautilizzo dei dipendenti.

Note anche come gestione delle risorse, le risorse rappresentano un investimento significativo e devono essere utilizzate correttamente per garantire redditività e sostenibilità. Con l'allocazione delle risorse, garantisci che tu e i tuoi team abbiate tutto ciò di cui avete bisogno, esattamente quando ne avete bisogno.

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Per eseguire un'allocazione delle risorse corretta, dovrai completare sei passaggi.

1. Crea una sequenza temporale del progetto

Utilizzando le capacità di gestione dei progetti, dividerai il tuo progetto in fasi e creerai compiti individuali all'interno di quelle fasi. Successivamente, gestirai quelle fasi, piuttosto che il progetto nel suo insieme. Dovrai stimare anche la lunghezza di ogni fase identificando le attività principali che è necessario eseguire all'interno di ogni fase con attività cardine. Una volta raggruppate tutte le attività, verranno mappate le attività, le fasi e le attività cardine per creare una sequenza temporale del progetto.

2. Individua risorse e budget significativi

L'allocazione delle risorse è parte integrante di questo processo perché a ogni attività verranno assegnate le risorse necessarie e tali risorse vengono gestite all'interno dell'attività. Una volta completata la tua sequenza temporale, dovrai identificare le risorse necessarie per completare ciascun compito.

Ogni progetto avrà il proprio insieme di risorse necessarie e varierà da progetto a progetto. I tipi di risorse sono:

Persone: qualsiasi membro del team che contribuisce al lavoro relativo al progetto.
Attrezzature: qualsiasi tipo di strumenti o software di cui avrai bisogno per produrre risorse dall'ideazione fino al termine del progetto. Assicurarsi anche di tenere conto del fatto che le attrezzature speciali richiedono un investimento significativo di tempo e denaro.
Materiali: beni consumabili di cui avrai bisogno, dalla cancelleria fino al carburante per le automobili.
Strutture: edifici e ambienti in cui lavorerà il team.
Budget: denaro necessario per acquistare le risorse indicate sopra.

Nel gestire il progetto e il budget correlato, terrai traccia delle spese all'interno della contabilità del progetto per seguire da vicino ogni attività ed evitare di spendere più denaro di quello assegnato per ciascuna.

3. Nomina le risorse disponibili

Ora devi trovare e richiedere le risorse per rispettare le tue scadenze. Ciò include tutto, dalla raccolta di attrezzature e materiali, alla ricerca di membri del team disponibili per il lavoro. Sebbene quelle risorse possano lavorare su più progetti contemporaneamente, devi essere consapevole della loro capacità.

4. Assegna e alloca le risorse

Dopo aver trovato le tue risorse, dovrai aggiungerle al progetto. Assicurati di pianificare eventuali sfide che potrebbero ritardare il completamento del progetto: tali sfide possono variare da problemi software a cambiamenti relativi agli stakeholder fino a cambiamenti delle priorità dell’organizzazione. Ecco alcune sfide comuni che il tuo team potrebbe trovarsi ad affrontare nel tentativo di completare un progetto in tempo:

Disponibilità delle risorse
Cambiamenti nell'ambito del progetto
Differenze di ubicazione e fuso orario
Ritardi di processi e attività

Sebbene alcune di queste sfide abbiano un impatto maggiore di altre, tutte possono rallentare la consegna di un progetto. Ma per fortuna per molte di queste, avrai la possibilità di identificare e pianificare piani di contingenza e tecniche corrispondenti da applicare in anticipo se si dovessero verificare durante il progetto.

5. Monitora la programmazione del progetto

Può sembrare facile, ma qualsiasi modifica può influire sull'intera serie temporale del progetto da quel punto in avanti e per questo motivo devi assicurarti di prevedere più tempo di conseguenza. Fai attenzione a:

Membri del team oberati di lavoro e sovrautilizzati.
Ferie o assenze per malattia impreviste.
Attività in ritardo che a loro volta possono ritardare le attività dipendenti.
Modifiche agli obiettivi e alle finalità aziendali.

Alcuni strumenti come il software PSA (professional services automation, automazione dei servizi professionali) offrono opportunità per automatizzare attività amministrative dispendiose in termini di tempo, come il rilevamento del tempo, la gestione dei progetti, la fatturazione e altro ancora.

6. Scegli una tecnica per affrontare gli ostacoli

Raramente riuscirai a completare ogni compito come pianificato inizialmente e a terminare un progetto nelle date esatte. A seconda della data di consegna del tuo progetto, potresti avere una certa flessibilità su quando puoi completare determinati compiti. Ci sono due tecniche che puoi utilizzare se ti trovi in ritardo con il programma: livellamento delle risorse e semplificazione delle risorse.

Il livellamento delle risorse funziona bene quando hai risorse limitate o condivise, ma hai la possibilità di estendere la timeline. La semplificazione delle risorse è l’opzione migliore per ottimizzare le risorse disponibili, ma hai una scadenza che non può essere estesa.

Scegliere quale tecnica funziona meglio dipenderà da quanto è flessibile la tua timeline. Qualunque tecnica tu scelga, devi assicurarti che il tuo strumento di gestione sia flessibile quanto te.

Ottimizza le risorse con Dynamics 365 Project Operations

Nel creare la serie temporale del progetto e nell'allocare persone ad attività specifiche, devi avere la certezza che il team sia concentrato sul progetto, attento alle scadenze e orientato al successo, senza mai sospettare che possa sforare il budget.

Dynamics 365 Project Operations offre gli strumenti per semplificare i progetti, utilizzare efficacemente i compiti e stimolare una collaborazione redditizia nell’ambito di un'unica soluzione. Gestisci il lavoro amministrativo dispendioso in termini di tempo del tuo team in modo che tutti possano concentrarsi sul lavoro creativo.

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