働いている場所に関係なく、誰が何を行い、どこに所属しているかを知ることは、すべての人がより良い仕事を行うのに役立ちます。組織図を作成すると、確立されたオフィス、スタートアップ企業、製造工場などのビジネスの構造を誰もがひと目で確認できるようになります。
貴社のビジネスに最適な組織図の作成方法
組織図とは何ですか?
おそらく、以前に見たことがおありでしょう。組織図 (オーガノグラムとも呼ばれます) は人物や役職を表すボックス、図形や写真によって特徴付けられます。また、連絡先情報、ページ リンク、アイコン、イラストも含まれる場合があります。
線でつなげると、それらのボックスは組織の内部構造を示す図を形成します。スタッフが報告する相手、部署の位置、部門間のつながりを示します。
組織図の目的は何ですか?
組織図では、名前や顔を役割や責任に明記することで、新入社員やボランティアが会社について迅速に知るのに役立ちます。勤務年数の長いスタッフ、人事部門、ビジネス オーナーにとっても、組織図をすぐに利用できることにはメリットがあります。
次のようなメリットがあります:
- 内部構造と階層を示す
- 問題が発生した場合に報告する相手と、連絡する相手を従業員が特定できるように支援する
- 役割と責任を明確化するように支援する
- 従業員の連絡先情報を 1 つの便利な場所に簡単に保存できるようにする
- マネジメントが各部門の従業員数を把握し、スタッフやその他の人材を割り当てる最適な方法を知ることができるように支援する
- プロモーション チャネルに関する分析情報をスタッフに提供する
1 つの組織図ですべてを行うことはできません。企業が最もよく使用する組織図の種類を見てみましょう。
組織構造の 4 つの種類は何ですか?
使用する組織図の種類は、対象者、組織、伝えたい内容によって異なります。図のサンプルが会社全体に対して 1 つだけしか必要ない場合もあれば、複数の異なる対象者や部署に対して複数必要な場合もあります。
それぞれの種類の組織図は変更や編集ができますが、ほとんどの企業では使用している組織図は、次の 4 つのカテゴリのいずれかに分類されます:
1. 実用的なトップダウン階層
この種類は、従来のビジネス構造を示すのに最適です。階層図は上部の経営幹部から始まり、部門または部署に分割していきます。各部署内で、上級管理者、中間管理職、上級スタッフ、中堅レベルのスタッフ、部下を一覧表示します。最終的には、階層図はピラミッドのようになり、すべての部門が CEO にロールアップされます。
注:一般に、階層組織図は簡単に理解できます。ただし、指揮系統に複数の層がある場合、誰にいつ問い合わせるべきかが理解しにくい場合があります。問題が発生した場合や、誰かが新しいアイデアを持っている場合は特にそうです。
2. 部署別組織図
この形態は、会社が製品ラインまたは地理的リージョンに従って編成されている場合に安全な選択肢です。部署が互いに独立している場合、部署別の組織図もこの点を明確に反映する優れた方法です。組織階層図と同様に、部署図は社長または CEO から始まりますが、共通の人材を持つ部門に分割される代わりに基幹業務 (LOB) ごとに分割されます。この図には、人事、会計、法務、マーケティングなどの各 LOB の部門と、それらの部門内のスタッフや役職が含まれます。
注:このような組織は多くの場合、各部署内に冗長な部門があるため、部署構造ではスタッフが増え、不必要なオーバーヘッド コストが発生する可能性があります。
3. マトリックス組織図
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この種類の組織図は通常、複数のマネージャーがいるチームやチーム メンバーがいる企業に適用されます。たとえば、新聞社のレポーターが地元のニュースだけでなく金融関係のスクープを取り上げる場合があります。この場合、2 人のマネージャーがいることになります。あるいは、電力供給会社のグラフィック デザイナーがグラフィック デザイン責任者に報告を行うかもしれません。しかし、そのデザイナーは再生可能エネルギー部署のプロジェクトに取り組んでいるために、そのチームのスタッフにも問い合わせる場合があります。
注:チーム メンバーが部門間で作業すると、組織は通常、問題を解決するためのよりクリエイティブな方法を見つけることができます。これにより、より協調的な環境が作り出されます。ただし、チームやチーム メンバーに複数の監督者がいる場合は、混乱や競合が増える可能性があります。
4. フラット型組織図
フラット型または “横向き” の組織図はほとんどの場合、中小企業だけが使用し、通常は管理者と従業員という 2 つのレベルがあります。図で、実線は主な指揮系統を示し、点線は第 2 の権限系統を示します。紙上では、組織構造がフラット型の企業は小さな消防局に似ているかもしれません。1 人の主任、3 人の隊長、隊長の下で働く消防士が数人います。または、直属の部下である従業員を数人持つ監督者または部長である場合もあります。
注:フラット型の構造では多くの場合、監督者とそのチームは密接な関係を持ち、意思決定において協力します。通常、他の組織構造と比べて、従業員により多くの責任と自律性が与えられます。つまり、信頼に加えてチームワークを築くことが重要です。しかし、マトリックスが非常にコンパクトであるため、従業員間に競合がある場合、チームが非常に小さいという単純な事実が原因で、競合がより顕著に表れる可能性があります。
ソフトウェアを使用して組織図を作成する
組織図ソフトウェアを使用すると、簡単に新しいオーガノグラムを作成し、古いオーガノグラムを変更できます。利用可能な最も一般的なソフトウェアの選択肢のいくつかを使って、オンラインで組織図を作成する方法を見てみましょう。
- 新しい PowerPoint ドキュメントを開きます
- [挿入] タブに移動し、[SmartArt] をクリックします
- [階層構造] グループに移動し、必要な組織図テンプレートを選びます
- 図形をクリックしてテキストを追加します
- 必要に応じて図形 (または人) を追加します
すべてのスタッフを含めることができたら、PowerPoint で組織図の再編成を開始できます。[SmartArt ツール] の [デザイン] タブに戻り、[レベル上げ]/[レベル下げ] ボタンを使用して図形を垂直方向に移動するだけで、簡単に行えます。図形を水平方向に移動するには、[1 つ上のレベルへ移動] ボタンまたは [下へ移動] ボタンを使用します。
Word の組織図
組織図を作成する従来の方法ではないかもしれませんが、 Microsoft Word は組織の機能を示す基本的な図を設計するのに役立ちます。次の操作を行うだけで、Word で組織図を作成できます:
- [挿入] タブに移動し、[SmartArt] をクリックします。
- [階層] グループに移動し、使用する組織図テンプレートを選びます。
- 次に、スタッフを表す図形を含むメニューが表示されます。グラフ内の各ユーザーを表すテキストを入力します。
- 組織図テンプレートに図形を追加する必要がある場合は、[SmartArt ツール] の [デザイン] タブをクリックし、[図形の追加] をクリックします。
- 組織図でスタッフを並べ替えるには、[テキスト] ダイアログ ボックスで名前をクリックします。Tab キーを押して上に移動するか、Shift + Tab キーを押して下に移動します。または、[SmartArt デザイン] タブで階層を管理することもできます。
[SmartArt ツール] の [デザイン] タブと [書式] タブを使用して、色、フォント、サイズを調整できます。
Excel からの Visio の組織図
Visio は、ユーザーが組織図を作成できる視覚的なドラッグ アンド ドロップ キャンバス ツールです。既存の Excel ファイルや Active Directory のデータと接続して 組織図を自動的に作成する機能も用意されています。ただし、この 2 つを組み合わせると、あらゆる規模の企業の目を引く組織図を作成できます。作業を開始するには、Visio を開いて [組織図ウィザード] をクリックして、次の操作を行います:
- [ファイルまたはデータベースにすでに保存されている情報を使用する] をクリックします
- メッセージが表示されたら質問に回答します
- 必要に応じて画像をインポートします
- [完了] をクリックします
Excel から組織図に情報をインポートすると共に、組織図ウィザードに直接情報を追加することもできます。
その他の組織図のヒント
組織図ソフトウェアを使用する場合でも、組織図はすぐに図形や単語の不明確な集合体になる可能性があります。しかし、少しのデザイン作業で、適切な方法でユーザーの注意を引くことができます。そのため、図を作成するときは次の操作をお試しください:
- 適切なサイズにします。図が大きすぎると扱いが大変になります。図を 1 つではなく 3 つ作成する必要がある場合は、そのようにします。これにより、対象者は組織構造の概要を把握し、準備ができたら部門や部署について詳しく調べることができます。必ずすべての要素が組織の最高レベルに戻るようにします。
- 図形と色を一貫して使用します。監督者に同じ図形を使用し、中堅レベルのスタッフに別の図形を使用し、さらに別の図形を部下に使用することで、ユーザーがグラフをより良く理解できるようにます。同様に、社内の部署ごとに 1 つの色を使用します。
- 関連する情報を追加します。スタッフに関する詳細 (連絡先情報、場所、クライアント、問い合わせなど) を必ず追加します。こうすることで、スタッフが助けを必要としている場合に、誰がどこで何を行っているかを知ることができます。
- マネージャーの下にサイドバーでアシスタントを表示します。この書式設定スタイルは、上司の直属の部下を明確に表示しながら、アシスタントの役割を表すのに役立ちます。また、上司に連絡する必要がある場合に誰に連絡するべきかを知るのにも役立ちます。
- 間隔に注意します。ボックス同士を等間隔に保ちます。図が読みやすく、よりプロフェッショナルな外観になります。
図が完成したら、組織をよく知っている人 (およびそうでない人) に確認してもらいます。こうすることで、図が正しいことに加えて、すべてのレベルのユーザーにとって明確で有益であることを確認できます。 ソフトウェアとテンプレート を使用した組織図の作成に関する詳細情報については、こちらのステップバイステップ ガイドをご覧ください。
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