Czym są narzędzia i oprogramowanie do automatyzacji przepływu pracy?

Definicja oprogramowania do automatyzacji przepływu pracy

Oprogramowanie do automatyzacji przepływu pracy usprawnia zadania wykonywane tradycyjnie ręcznie i żmudnie, pomagając firmom oszczędzać czas, zmniejszać ryzyko wystąpienia błędów ludzkich i zwiększać produktywność w miejscu pracy. Automatyzacja procesów pozwala zespołom skupić się na projektach o większym wpływie, a nie na powtarzalnych zadaniach, a także zapewnia widoczność w przepływy pracy, co ułatwia identyfikację obszarów możliwości.

Automatyzacja przepływu pracy pomaga firmom udoskonalać swoje procesy na kilka sposobów:

Automatyzacja i wyzwalanie zadań.
Poprawa wydajności i produktywności.
Identyfikacja obszarów wymagających udoskonalenia procesu.
Zarządzanie przepływami pracy i monitorowanie wydajności.
Ustawianie przypomnień.
Utrzymywanie synchronizacji w zespołach.
Zbieranie szczegółowych informacji, na podstawie których można podejmować konkretne działania.
Optymalizacja obciążenia zasobów.

Oprogramowanie do automatyzacji przepływu pracy wykorzystuje źródła danych i zestaw reguł pozwalających manipulować tymi danymi, naśladując ludzką inteligencję. Tego typu narzędzia przepływu pracy zazwyczaj stosują się do instrukcji „jeśli/wtedy”, działając na zasadzie „jeśli zdarzy się A, wykonaj B.” Ten oparty na regułach system logiczny określa działania, które powinny nastąpić po zdarzeniu, co oszczędza czas i pieniądze, a także zmniejsza ryzyko popełnienia błędów ludzkich.

Usługa Power Automate pomaga Ci w pełni wykorzystać swój dzień pracy

Automatyzuj przepływy pracy, upraszczaj procesy i zwiększaj wydajność dzięki usłudze Power Automate — rozwiązaniu do automatyzacji przepływu pracy, które pomaga pracownikom uwolnić się od powtarzalnych zadań, dzięki czemu mogą skupić się na pracy, która jest dla nich najważniejsza.

Wypróbuj bezpłatnie

Rodzaje narzędzi do automatyzacji przepływu pracy

Narzędzia do automatyzacji przepływu pracy, od wprowadzania danych po pielęgnowanie potencjalnych klientów i księgowość, mają na celu redukcję zbędnych czynności i optymalizację procesów. Pomaga to zmaksymalizować czas i zasoby firmy, pozwalając pracownikom skupić się na projektach o większym wpływie, które często wymagają więcej rozwiązywania problemów i kreatywnego myślenia — czego nie zastąpi nawet najlepsze oprogramowanie do automatyzacji przepływu pracy.

Oprogramowanie do automatyzacji przepływu pracy stanowi kluczowy element zarządzania procesami biznesowymi (BPM). Istnieje wiele narzędzi umożliwiających optymalizację podstawowych funkcji w organizacji i usprawnienie zadań wykonywanych ręcznie. Niektóre rodzaje narzędzi do automatyzacji przepływu pracy obejmują:

Zarządzanie projektami

Aplikacje do zarządzania projektami to prawdopodobnie najbardziej znany typ narzędzi do automatyzacji przepływu pracy. Pomagają one łączyć ludzi, dane i inne zasoby w celu optymalizacji procesów. Narzędzia tego typu usprawniają współpracę i pomagają definiować, zarządzać i usprawniać realizację zadań w wielu zespołach. Dzięki dbaniu o dużą przejrzystość projektu i otwartą komunikację procesy ostatecznie przebiegają sprawniej i wydajniej.

Sprzedaż i marketing

Narzędzia do zarządzania przepływem pracy w dziale sprzedaży i marketingu ułatwiają zarządzanie danymi pochodzącymi od potencjalnych i obecnych klientów. Najlepsze aplikacje wykorzystują wbudowaną analitykę, która pomaga wykrywać nieefektywne obszary i przyspieszać procesy w wielu kanałach — od poczty e-mail i wiadomości SMS po media społecznościowe. Narzędzia automatyzacji nie powtarzają za każdym razem tego samego zadania; w rzeczywistości wiele z nich tworzy przepływy pracy w celu wysyłania spersonalizowanych zawartości marketingowych na podstawie zachowań klientów.

Obsługa klienta

Narzędzia do obsługi klienta pomagają automatycznie przypisywać zgłoszenia do agentów, wysyłać automatyczne odpowiedzi na często zadawane pytania i automatycznie tagować zgłoszenia na podstawie przesłanego pytania. Dzięki automatyzacji przepływu pracy w obsłudze klienta firmy mogą szybciej rozwiązywać więcej problemów klientów, uwalniając agentów do zajmowania się bardziej skomplikowanymi kwestiami.

Finanse

Narzędzia do automatyzacji przepływu prac finansowych pomagają firmom zachować porządek, zgodność z przepisami i zgodność procesów finansowych. Tego typu przepływy pracy mogą pomóc w codziennych operacjach, takich jak zatwierdzanie budżetu, fakturowanie, wnioski o zakupy i wydatki oraz wpisy księgowe.

Zasoby ludzkie

Narzędzia do zarządzania przepływem pracy w zasobach ludzkich pomagają zautomatyzować dokumentację i ograniczyć nadzór administracyjny, zmniejszając ryzyko wystąpienia błędu i zapewnić lepsze wsparcie pracownikom. Narzędzia tego typu mogą być pomocne w zarządzaniu nowo zatrudnionymi pracownikami, arkuszach czasu pracy, ofertach pracy i wnioskach urlopowych, dzięki czemu specjaliści ds. HR będą mieli więcej czasu na skupienie się na zadaniach o dużej wartości.

Jakie korzyści może przynieść Twojej organizacji automatyzacja przepływu pracy?

Niezależnie od tego, czy chcesz zautomatyzować procesy w finansach, marketingu czy IT, oprogramowanie do automatyzacji przepływu pracy zmniejsza obciążenie zadaniami wykonywanymi ręcznie i pozwala firmom zaoszczędzić znaczną ilość czasu, zasobów i pieniędzy. Te narzędzia do zarządzania przepływem pracy nie tylko przyspieszają procesy w Twoim zespole, ale także pomagają zaoszczędzić czas na zadania, które są dla Ciebie najważniejsze, i ułatwiają podejmowanie decyzji w przyszłości, działając jako część większego rozwiązania oprogramowania do zarządzania procesami biznesowymi.

Korzyści płynące z narzędzi automatyzacji przepływu pracy

Mniej błędów

Ręczne wprowadzanie danych jest żmudne i podatne na drobne błędy ludzkie, które mogą mieć duży wpływ na Twoją organizację — począwszy od niedokładności w księgowości, a skończywszy na nieprawidłowych fakturach. Oprogramowanie do zarządzania przepływem pracy wykorzystuje scentralizowane dane w czasie rzeczywistym do wykonywania zadań administracyjnych, co ogranicza ryzyko kosztownych błędów.
Usprawnione procesy

Narzędzia do automatyzacji przepływu pracy zwiększają widoczność procesów, redukują wąskie gardła i sprawiają, że projekty podążają we właściwym kierunku. Ponieważ zadania i czynności następcze można przypisywać automatycznie, łatwiej jest śledzić i zarządzać wydajnością, co minimalizuje opóźnienia w procesie.
Większa produktywność

Gdy żmudne i ręczne zadania zostaną zautomatyzowane, zespoły zyskają więcej czasu i zasobów, aby skupić się na projektach o większym wpływie. Wiele aplikacji do automatyzacji przepływu pracy usprawnia również ogólną współpracę — dzięki temu mniej czasu marnuje się na wyszukiwanie informacji, uzyskiwanie zatwierdzeń lub dalszą komunikację.
Lepsza komunikacja

Przejrzyście zaprojektowane przepływy pracy i zautomatyzowane powiadomienia pomagają pracownikom być na bieżąco i rozumieć swoją rolę w projekcie. Ułatwia również współpracę międzyfunkcyjną i zwiększa odpowiedzialność za zadania, gwarantując, że wszyscy pracują na rzecz tego samego celu.
Dokładniejsze szczegółowe informacje

Kluczową korzyścią automatyzacji przepływu pracy jest możliwość tworzenia raportów w czasie rzeczywistym z lepszą wizualizacją. Wykorzystując analizę danych dotyczących procesów, organizacje mogą rejestrować metryki wydajności, identyfikować obszary możliwości i podejmować bardziej świadome decyzje dotyczące swoich działań.

Jak wybrać najlepsze narzędzia do automatyzacji przepływu pracy dla potrzeb Twojej firmy

Wybierając najlepsze narzędzie do automatyzacji przepływu pracy dla swojej organizacji, ważne jest, aby najpierw przeanalizować obecne procesy, zidentyfikować wąskie gardła i zrozumieć, jakie zespoły będą korzystać z tych narzędzi. Gdy już lepiej zrozumiesz potrzeby swojej firmy, przy porównywaniu różnych rozwiązań zwróć uwagę na następujące rozwiązania:

Przyjazny dla użytkownika interfejs i prosta nawigacja.
Sztuczna inteligencja i uczenie maszynowe do inteligentnego przetwarzania dokumentów (IDP).
Bezproblemowa integracja z narzędziami innych firm i aplikacjami, z których korzystasz na co dzień.
Możliwość dostosowania przepływu pracy.
Działanie chmurowe.
Analiza danych i raportowanie w czasie rzeczywistym.
Zwiększone zabezpieczenia i ochrona danych.
Skalowalność umożliwiające dostosowanie działań do zmieniających się potrzeb firmy.

Przykłady wykorzystywanych narzędzi do automatyzacji przepływu pracy

Czas poświęcany na proste czynności, takie jak odpowiadanie na wiadomości e-mail, tworzenie zadań czy kopiowanie danych z jednego źródła do drugiego, może szybko się sumować. Jednak dzięki wdrożeniu zautomatyzowanego przepływu pracy firmy mogą znacznie zwiększyć wydajność i dodać wartość do podstawowych operacji — od marketingu i finansów po zasoby ludzkie.

Oto kilka przykładów automatyzacji przepływu pracy w praktyce:

Wysyłanie zautomatyzowanych wiadomości przypominających i odpowiedzi po wypełnieniu przez klienta formularza kontaktowego.
Wysyłanie sekwencji wiadomości e-mail w celu pielęgnowania relacji z potencjalnymi klientami po wystąpieniu zdarzenia wyzwalającego.
Automatyczne wystawianie klientom faktur za płatności miesięczne.
Tworzenie umów SLA w celu zapewnienia terminowych odpowiedzi na pilne problemy.
Zwrot wydatków pracowniczych..
Wysyłanie przypomnień o terminach i zatwierdzeniach..
Automatyczne przypisywanie zadań i projektów członkom zespołu.
Wdrażanie do pracy nowych pracowników.
Zatwierdzanie wniosków urlopowych.

Odkrywaj lepsze sposoby pracy

Daj wszystkim możliwość tworzenia zautomatyzowanych rozwiązań usprawniających przepływy pracy i procesy przy użyciu usługi Microsoft Power Automate. Skorzystaj z automatyzacji w miejscu pracy, aby pomóc każdemu pracownikowi uwolnić się od powtarzalnych, czasochłonnych zadań i stworzyć bardziej strategiczne, dynamiczne miejsce pracy.

Dowiedz się więcej

Narzędzia i oprogramowanie do automatyzacji przepływu pracy usprawniają zadania tradycyjnie wykonywane ręcznie i żmudne, wykorzystując logikę opartą na regułach. Pomaga to firmom oszczędzać czas, zmniejszać ryzyko błędów ludzkich i zwiększać produktywność w miejscu pracy.
Istnieje kilka typów narzędzi automatyzacyjnych , które pozwalają zoptymalizować podstawowe funkcje w Twojej organizacji i usprawnić zadania wykonywane ręcznie. Należą do nich narzędzia do zarządzania przepływem pracy w zakresie zarządzania projektami, marketingu i sprzedaży, obsługi klienta, finansów i zasobów ludzkich.
Automatyzacja przepływu pracy pomaga firmom oszczędzać czas, zasoby i pieniądze. Do korzyści automatyzacji przepływu pracy należą: mniejsza liczba błędów przy wprowadzaniu danych, usprawnione procesy, zwiększona produktywność, lepsza komunikacja i współpraca oraz bardziej szczegółowe informacje dotyczące działalności biznesowej.
Inteligentne przetwarzanie dokumentów wykorzystuje sztuczną inteligencję i uczenie maszynowe do przetwarzania dokumentów, wyodrębniania istotnych informacji z nieustrukturyzowanych lub częściowo ustrukturyzowanych danych i przekształca je do użytecznych formatów dla innych aplikacji biznesowych lub analiz. Zautomatyzowane przetwarzanie dokumentów jest uproszczoną wersją tego rozwiązania. Przechwytuje, wyodrębnia i przechowuje dane, konwertując je do wewnętrznego systemu biznesowego lub arkusza kalkulacyjnego. Zwykle jednak nie obejmuje klasyfikacji dokumentów, ich weryfikacji ani analizy w celu głębszego uczenia.
Narzędzia do automatyzacji przepływu pracy znacząco zwiększają wydajność i przynoszą wartość dodaną do podstawowych operacji. Przykłady automatyzacji przepływu pracy obejmują m.in. automatyzację działań następczych i odpowiedzi, tworzenie i przypisywanie zadań, wysyłanie miesięcznych faktur, a nawet zatwierdzanie wniosków urlopowych.

Skontaktuj się z działem sprzedaży

Poproś o skontaktowanie się z Tobą

Poproś o kontakt ze specjalistą ds. sprzedaży rozwiązania Power Automate.

Wyślij żądanie

Czym są narzędzia do automatyzacji przepływu pracy?