リソースの割り当て方法

適切にリソースを割り当てるにあたって実行する必要のある、6 つの手順があります。

1. プロジェクト タイムラインを作成する

プロジェクト管理のスキルを使用して、プロジェクトをフェーズに分け、そのフェーズ内に個別のタスクを構築します。次に、プロジェクト全体ではなく、これらのフェーズを管理します。各フェーズの長さを見積もり、各フェーズ内で達成する必要がある主要なタスクを特定し、マイルストーンを設定します。これらすべてをまとめたら、タスク、フェーズ、マイルストーンをマッピングしてプロジェクトのタイムラインを構築します。

2. 重要なリソースと予算を特定する

リソース割り当てはこのプロセスの不可欠な部分であり、各タスクには必要なリソースが割り当てられ、そのリソースはタスク内で管理されます。タイムラインが完成したら、各タスクを完了するために必要なリソースを特定する必要があります。

各プロジェクトには独自の必要なリソースがあり、プロジェクトごとに異なります。リソースの種類は次のとおりです:

• 人材: プロジェクトのために作業を行うチームメート。 

• 設備: アイデア出しからプロジェクトの納品まで、リソースを生産するために必要なツールやソフトウェアの種類。 特殊な設備は、時間とお金の大きな投資を必要とすることを考慮してください。

• 材料: 事務用品から自動車のガソリンまでの品目を含む、必要な消耗品。 

• 施設:  チームが作業する建物とワークスペース。

• 予算: 上記のリソースの購入に必要な金額。 

プロジェクトとそれに伴う予算を管理する際に、 プロジェクト会計 内で経費を追跡し、最新の状態を維持し、タスクごとに割り当てられた金額よりも多くの費用を費やさないようにします。

3. 利用可能なリソースを推薦する

ここで、期日を守るために必要なリソースを見つけてリクエストする必要があります。これには、設備や備品を集めることから、作業可能なチーム メンバーを見つけることまで含まれます。これらのリソースは同時に複数のプロジェクトで作業することができますが、彼らのキャパシティを把握しておく必要があります。

4. リソースを割り当てる

リソースを見つけたら、それらをプロジェクトに追加する必要があります。プロジェクトの完了を遅らせる可能性のある課題についても考慮することを忘れないでください。これらの課題は、ソフトウェアの問題からステークホルダーの変更、組織の優先順位の変化までさまざまです。プロジェクトを期日内に提供する際にチームが直面する可能性のある一般的な課題は次のとおりです:

• リソースの利用可能性

• プロジェクト スコープの変更

• 場所とタイム ゾーンの違い

• プロセスとタスクの遅延

これらの課題の中には、他のものよりも大きな影響を与えるものもありますが、どれもプロジェクトの納品を遅らせる可能性があります。しかし、幸運なことに、これらの多くについては、発生した場合に備えて事前に緊急計画や対応技術を特定し、計画する余裕があります。

5. プロジェクトのスケジュールを追跡する

単純に思えるかもしれませんが、どんな変更もその時点からプロジェクト全体のタイムラインに影響を与える可能性があるため、時間に余裕を持たせるようにしてください。注意すべき点:

• 過剰に働き、過剰に利用されているチーム メンバー。

• 予定外の休暇や病欠。

• 依存タスクに大幅な遅延を引き起こすタスクの遅延。

• ビジネス目標および目的の変更。

 プロフェッショナル サービス自動化 (PSA) ソフトウェア などのツールは、時間追跡、プロジェクト管理、請求などの時間のかかる管理タスクを自動化する機会をもたらします。

6. 障害に対応するための手法を選択する

元々計画したとおりにすべてのタスクを完了し、プロジェクトを日付ぴったりに終えられることはほとんどありません。プロジェクトの納品日によっては、特定のタスクを完了する期日にいくらか柔軟性があるかもしれません。スケジュールが遅れている場合に使用できる2つの技術があります: リソース スムージングとリソース レベリングです。

リソース レベリングは、限られたまたは共有のリソースがあり、タイムラインを延長するオプションがある場合にうまく機能します。リソース スムージングは、期日が延長できない場合に、利用可能なリソースを最適化するのに最適です。

どちらのテクニックが最適かは、タイムラインの柔軟性によって決まります。どの技術を選んでも、管理ツールがあなたと同じくらい柔軟であることを確認する必要があります。