ワークフロー自動化ツールとは?

ワークフロー自動化ツールの種類

データ入力からリードの育成や会計まで、ワークフロー自動化ツールは時間がかかる作業を削減し、プロセスを最適化するように設計されています。これにより、会社の時間やリソースを最大限に活用でき、問題解決やクリエイティブな発想をより必要とする影響力の高いプロジェクトに社員が専念できます。このようなプロジェクトには、最適なワークフロー自動化ソフトウェアでも代わりを務めることはできません。

ワークフロー自動化ソフトウェアはビジネス プロセス管理 (BPM) の重要な要素で、組織のコア機能を最適化し、手作業のタスクを効率化するさまざまな種類の自動化ツールが用意されています。ワークフロー自動化ツールには、以下のような種類があります。

プロジェクト管理

最も評価されたタイプのワークフロー自動化ツールと思われるプロジェクト管理アプリは、社員、データ、その他の資産を互いにリンクさせてプロセスを最適化できます。これらのタイプのツールはコラボレーションを推進し、複数のチームにまたがる作業の受け渡しを定義、管理、向上します。常にプロジェクトの可視性を高め、コミュニケーションをオープンにすることで、最終的にプロセスはよりスムーズで効率的に実行されます。

販売とマーケティング

営業およびマーケティング ワークフロー ツールは、潜在顧客や顧客のデータを管理しやすくします。最適なアプリは組み込み分析を使用して非効率な部分を検出し、メールや SMS からソーシャル メディアまで、複数のチャネルにまたがるプロセスをスピード アップします。これらの自動化ツールは毎回同じタスクを繰り返すだけでなく、実際には、多くは顧客の行動に基づいてカスタマイズしたマーケティング コンテンツを送信するためにワークフローを作成します。

顧客サービス
 

カスタマー サービス ワークフロー ツールは、チケットをオペレーターに自動的に割り当て、一般的な質問に自動返信を送信し、送信された質問に基づいてチケットに自動タグ付けします。カスタマー サービス ワークフロー自動化により、企業はより多くの顧客の問題をより迅速に解決でき、ライブ チャット オペレーターはより複雑な問題に対応できます。

財務
 

財務ワークフロー自動化ツールにより、会社の財務プロセスを常に整理し、コンプライアンスと一貫性を維持できます。これらのタイプのワークフローは、予算承認、請求、購買や費用の請求、勘定の入力などの日常業務に役立ちます。

人事
 

人事のワークフロー ツールは、文書作成の自動化、管理者の監視業務の軽減、エラーのリスクの低減、社員のサポートの向上に役立ちます。これらのタイプのツールは、新しい雇用の管理、タイムシート、求人情報、休暇申請などで使用でき、HR 担当者は価値の高いタスクに集中する時間を増加できます。

ビジネス ニーズに最適なワークフロー自動化ツールの選択方法

組織に最適なワークフロー自動化ツールを選択する場合、最初に現在のプロセスを分析してボトルネックを特定し、どのチームがツールを利用するかを理解することが重要です。ビジネス ニーズの理解が深まったら、さまざまなソリューションを比較しながら以下の機能を探しましょう。

• 使いやすいインターフェイスとシンプルなナビゲーション。
  
  
• インテリジェントなドキュメント処理 (IDP) の AI と機械学習。
  
  
• 毎日使用するサードパーティ製ツールとアプリとのシームレスな統合。
  
  
• カスタマイズ可能なワークフロー。
  
  
• クラウドベースの操作性。
  
  
• データ分析とリアルタイム レポート。
  
  
• セキュリティとデータ保護の強化。
  
  
• 進化するビジネス ニーズに対応するスケーラビリティ。