Por que as empresas estão adotando ferramentas de RPA

Como as ferramentas de RPA se comparam a outras soluções de automação de processos?

Para entender a vantagem das ferramentas RPA em comparação com outras soluções de automação de fluxo de trabalho, é útil entender a diferença entre automação e RPA. A automação do fluxo de trabalho usa tecnologia para reduzir as etapas manuais em um processo empresarial, mas ainda exige uma pessoa para concluir o processo. As ferramentas RPA criam robôs para trabalhar por meio da GUI, de modo que nenhuma intervenção humana seja necessária. Esses podem ser processos assistidos, nos quais os humanos ainda precisam iniciar as tarefas, ou podem ser processos autônomos, que são totalmente automatizados.

As ferramentas RPA exigem pouca ou nenhuma codificação e, como os bots usam a mesma infraestrutura e soluções que os funcionários usam, você não precisa alterar sua arquitetura subjacente. Usuários empresariais impulsionam soluções de RPA. Na verdade, algumas soluções de RPA são projetadas para desenvolvedores cidadãos—funcionários sem formação técnica—que podem automatizar os processos manuais com os quais trabalham todos os dias. Com envolvimento mínimo ou nenhum de TI, você pode otimizar as operações e melhorar a satisfação dos funcionários sem pagar os custos do desenvolvimento tradicional.

O RPA também difere das ferramentas tradicionais de automação de processos nas seguintes maneiras:

• Os processos de automação tradicionais podem exigir a alteração de parte ou de toda a infraestrutura tecnológica. Os bots RPA funcionam na GUI e interagem com outros sistemas da mesma forma que os humanos.
• Os bots RPA são flexíveis o suficiente para automatizar processos para vários aplicativos.
• Como os bots RPA são para processos repetitivos e genéricos, como entrada de dados, eles são escaláveis ​​e mais facilmente atualizados do que uma solução de fluxo de trabalho projetada para um único processo.

Embora o software RPA crie valor ao melhorar a eficiência de fluxos de trabalho repetitivos e baseados em regras, alguns processos são melhor deixados para seus funcionários. Em geral, é melhor deixar que seus funcionários criativos gerenciem processos que usam muitos dados não estruturados ou informações gráficas e dependem de parâmetros que mudam rapidamente.

A função da RPA hoje e amanhã

Atualmente, o software RPA está ganhando muita visibilidade à medida que as empresas aprendem a usá-lo e observam em primeira mão os benefícios que ele oferece, como economia de tempo e custos. Mas, como todas as tecnologias, a RPA se tornará mais sofisticada e mudará conforme as necessidades dos negócios. Aqui estão algumas previsões sobre como as ferramentas de RPA podem evoluir:

• Integração mais profunda com IA. À medida que o RPA avança, as empresas provavelmente descobrirão novas maneiras de combiná-lo com tecnologias de ponta, como IA, aprendizado de máquina ou até mesmo a Internet das Coisas (IoT)—e algumas empresas já o fizeram. A hiperautomação, ou automação inteligente, expande os tipos de tarefas que as ferramentas de RPA podem executar e lhes dá o poder de automatizar uma variedade de tarefas complexas.
• Automações mais complexas. As empresas usam RPA para automatizar todos os tipos de tarefas mundanas, mas combiná-lo com IA e aprendizado de máquina desbloqueará uma gama totalmente nova de tarefas que podem ser simplificadas. Por exemplo, as empresas podem atualmente usar ferramentas de RPA para digitalizar documentos, mas ferramentas de RPA com infusão de IA também podem entender o conteúdo dos documentos e classificá-los de forma eficiente e sem erros.
• Mais barato e mais acessível. Quando as ferramentas de RPA chegaram ao mercado, elas eram mais difíceis de encontrar e podiam ser caras. Mas como a demanda por software RPA aumentou, mais empresas agora o oferecem. Com mais opções disponíveis, os preços provavelmente cairão e os recursos se tornarão mais competitivos.

Principais funcionalidades do software RPA

Muitas ferramentas de RPA estão no mercado atualmente, todas com recursos diferentes. Mas, no mínimo, essas são as principais funcionalidades que um bom software RPA deve oferecer:

• Interoperabilidade. Seu software RPA deve funcionar com seus aplicativos de desktop, aplicativos web e outros aplicativos de software importantes existentes. Ele também deve ser capaz de se conectar às APIs do sistema e ler/gravar em bancos de dados.
• Aumento de dados. Seu software deve ser capaz de extrair dados de sites e mídias sociais.
• Processamento de diferentes tipos de dados. É importante que seu software possa extrair e inserir dados, combinar dados de várias fontes e seguir instruções condicionais como se/senão.
• Interfaces de programação. Uma interface programável é importante. O software RPA pode fornecer recursos inteligentes ou cognitivos para configurar bots para tomar decisões, ajudando sua empresa a funcionar de forma mais eficiente. Por exemplo, os bots podem ajudar a responder a tickets de suporte de TI, aliviando a equipe de TI de algumas tarefas administrativas para que ela possa se concentrar em outras iniciativas. Algumas opções de software até fornecem métodos sem código para programar bots, mas todas as ferramentas de RPA devem ser capazes de interagir com diferentes tipos de aplicativos, emails, arquivos e pastas.

Escolhendo e trabalhando com software RPA

Ao começar a avaliar as ferramentas RPA disponíveis, tenha em mente quais tipos de processos você planeja automatizar. Diferentes controles e comandos são incorporados em cada ferramenta de automação de processo robótico que determinam suas capacidades, portanto, certifique-se de que eles correspondam às suas metas de automação de fluxo de trabalho. Além disso, tente encontrar componentes reutilizáveis ​​e certifique-se de que seus bots possam funcionar facilmente em seus sistemas existentes.

Considere os seguintes critérios ao selecionar o software RPA certo para sua organização:

• Fácil de usar. O software RPA deve ser fácil o suficiente para alguém com habilidades limitadas de programação construir a automação e então configurar um fluxo de trabalho no software RPA. Existem até mesmo algumas ofertas de RPA de baixo código que desenvolvedores cidadãos sem habilidades de TI podem usar para automatizar seus fluxos de trabalho. Qualquer software que você escolher deve oferecer comandos, assistentes e interfaces gráficas de usuário (GUIs) integrados e extensíveis.
• Flexível. O software deve permitir que você configure recursos personalizados sem precisar pagar mais ao fornecedor pela personalização. Ele também deve ser capaz de lidar com diferentes casos de uso e quantidades variáveis ​​de dados, mantendo um desempenho consistente.
• Escalável. O software RPA deve ser dimensionado rapidamente para atender aos requisitos operacionais do seu negócio e acomodar atualizações. O software também deve ser capaz de executar vários bots e vários fluxos de trabalho.

Como as indústrias usam o software RPA

Todos os tipos de empresas encontraram uma maneira de se beneficiar do software RPA. Por exemplo, setores como o de saúde podem usar RPA para marcar consultas, realizar entrada de dados de pacientes, processar reivindicações e gerenciar cobranças. Veja como outras indústrias estão usando ferramentas de RPA para transformar seus processos:

• Varejo. Atualizar pedidos, enviar produtos e rastrear remessas.
• Telecomunicações. Monitoramento, gerenciamento de dados de fraude e atualização de dados de clientes.
• Bancário. Melhorando a eficiência do trabalho, a precisão dos dados e a segurança.
• Seguro. Gerenciar processos de trabalho, inserir dados de clientes e ajudar a executar aplicativos.
• Fabricação. Ajudar com processos da cadeia de suprimentos, faturamento de materiais, atendimento e suporte ao cliente e administração.

As limitações das ferramentas RPA

O software RPA oferece muitos benefícios, mas não pode fazer tudo. Embora a tecnologia esteja crescendo, ela ainda funciona melhor como parte de uma rede de outras tecnologias; ainda não é uma solução abrangente que pode resolver todos os desafios operacionais.

Por enquanto, RPA é uma tecnologia baseada em regras que funciona melhor com dados estruturados ou informações que seguem um modelo de dados predeterminado. Para que funcione com sucesso, você deve programar os bots para fazer o que você quer que eles façam, e eles operarão apenas dentro desses parâmetros. A menos que você adicione tecnologias de IA ou aprendizado de máquina, sua solução de RPA só será capaz de seguir as regras que você atribuir, não de entender ou interpretar o conteúdo que ela acessa.

Por exemplo, para que uma ferramenta RPA processe informações de faturas ou outros documentos, todos eles devem seguir o mesmo formato. A ferramenta não pode processar nenhum arquivo que se desvie do formato. Por esse motivo, as ferramentas RPA não são adequadas para dados não estruturados ou informações que não seguem um modelo de dados predeterminado.

Além disso, as ferramentas RPA não aprendem nem se adaptam. Se seus processos de negócios mudarem, você precisará reprogramar seus bots para trabalhar com os novos processos, o que pode ser demorado. E se sua ferramenta RPA não for compatível com seus novos processos, seu investimento nela poderá ter vida curta. Para evitar esse problema, considere a probabilidade de seus processos e tecnologias mudarem antes de adotar uma ferramenta de RPA.

Como ajudar a garantir o sucesso com ferramentas RPA

Como qualquer outra tecnologia, seu sucesso com o software RPA depende de como você o aplica. Mesmo as melhores ferramentas não conseguem consertar um processo fundamentalmente quebrado, por isso é importante pensar bem sobre quais tarefas você automatiza. Aplicada no contexto certo, com um objetivo específico e mensurável em mente, a ferramenta RPA certa pode redefinir o que é eficiência na sua empresa. Tenha em mente as seguintes práticas recomendadas ao começar a usar a tecnologia RPA para automatizar seus processos:

• Conheça o processo que você deseja automatizar. Audite todos os seus processos operacionais para descobrir quais tarefas são mais adequadas para RPA. Lembre-se de que as ferramentas de RPA geralmente não conseguem entender informações, então, a menos que você também planeje incorporar IA, escolha um processo que tenha parâmetros claramente definidos e não precise de muito envolvimento ou supervisão humana, como agendamento de compromissos ou processamento de faturas. Alguns softwares, como o Microsoft Power Automate, oferecem recursos para ajudar você a identificar os processos corretos para automatizar.
• Escolha a ferramenta certa. Após determinar os processos que você quer automatizar, encontre as ferramentas que melhor suportam esse tipo de trabalho. Todas as ferramentas têm pontos fortes diferentes, então avalie-as com base em recursos, preço, facilidade de implementação e quão bem elas funcionam com seu software existente.
• Treine seus funcionários. Ensinar sua equipe a usar—​e eventualmente alterar ou manter—sua ferramenta RPA é uma ótima maneira de ajudar a garantir seu valor contínuo e aumentar a adoção em toda a empresa.
• Meça seus resultados. Antes e depois da implementação, monitore os principais indicadores de desempenho (KPIs), como produtividade dos funcionários, precisão da entrada de dados, número de compromissos agendados ou documentos processados. Se seus KPIs não melhorarem após a implementação, pode ser um sinal de que você escolheu os processos errados ou deu aos seus bots os parâmetros errados.