O que são Ferramentas e Softwares de Automação de Fluxo de Trabalho?

Definição de automação de fluxo de trabalho software

O software de automação de fluxo de trabalho simplifica tarefas tradicionalmente manuais e tediosas para ajudar as empresas a economizar tempo, reduzir o risco de erro humano e aumentar a produtividade no local de trabalho. Ao automatizar processos, ele permite que as equipes se concentrem em projetos de maior impacto em vez de tarefas repetitivas—e dá visibilidade aos fluxos de trabalho para ajudar a identificar áreas de oportunidade.

A automação do fluxo de trabalho ajuda as empresas a refinar seus processos de diversas maneiras por meio de:

Automatizar e disparar tarefas.
Melhorar a eficiência e a produtividade.
Identificar áreas para melhorias de processos.
Gerenciar fluxos de trabalho e monitorar o desempenho.
Configurar lembretes.
Manter as equipes em sincronia.
Obter insights práticos.
Otimizar o uso de recursos.

O software de automação de fluxo de trabalho é executado em fontes de dados e um conjunto de regras para manipular esses dados, imitando a inteligência humana. Essas ferramentas de fluxo de trabalho geralmente seguem instruções “se/então”, trabalhando com uma regra de “se A acontecer, então faça B.” Esse sistema lógico baseado em regras descreve as ações que devem ocorrer após um evento—o que economiza tempo e dinheiro, além de reduzir o risco de erros humanos.

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Tipos de ferramentas de automação de fluxo de trabalho

Da entrada de dados à nutrição de leads e contabilidade, as ferramentas de automação de fluxo de trabalho são projetadas para reduzir o trabalho repetitivo e otimizar processos. Isso ajuda a maximizar o tempo e os recursos da empresa, permitindo que os funcionários se concentrem em projetos de maior impacto que geralmente exigem mais resolução de problemas e pensamento criativo—algo que nem mesmo o melhor software de automação de fluxo de trabalho será capaz de substituir.

O software de automação de fluxo de trabalho é uma peça fundamental do gerenciamento de processos de negócios (BPM), e há diversas ferramentas para otimizar as principais funções da sua organização e agilizar tarefas manuais. Alguns tipos de ferramentas de automação de fluxo de trabalho incluem:

Gerenciamento de projetos

Talvez o tipo mais reconhecido de ferramenta de automação de fluxo de trabalho, os aplicativos de gerenciamento de projetos ajudam a conectar pessoas, dados e outros ativos para otimizar processos. Esses tipos de ferramentas melhoram a colaboração e ajudam a definir, gerenciar e melhorar a entrega de trabalho entre diversas equipes. Ao manter a visibilidade do projeto alta e a comunicação aberta, os processos acabam sendo executados de forma mais suave e eficiente.

Vendas e marketing

Ferramentas de fluxo de trabalho de vendas e marketing tornam os dados de clientes potenciais e clientes mais fáceis de gerenciar. Os melhores aplicativos usam análises integradas para ajudar a encontrar ineficiências e acelerar processos em vários canais—de email e SMS a mídias sociais. Essas ferramentas de automação não apenas repetem a mesma tarefa todas as vezes; na verdade, muitas criam fluxos de trabalho para enviar conteúdo de marketing personalizado com base no comportamento do cliente.

Atendimento ao Cliente

Ferramentas de fluxo de trabalho de atendimento ao cliente ajudam a atribuir tickets automaticamente aos agentes, enviar respostas automáticas para perguntas comuns e marcar tickets automaticamente com base na pergunta enviada. Com a automação do fluxo de trabalho de atendimento ao cliente, as empresas podem resolver mais problemas dos clientes com mais rapidez—liberando agentes ativos para problemas mais complicados.

Finanças

Ferramentas de automação do fluxo de trabalho financeiro ajudam as empresas a manter os processos financeiros organizados, em conformidade e consistentes. Esses tipos de fluxos de trabalho podem ajudar em operações diárias, como aprovações de orçamento, faturamento, solicitações de compras e despesas e lançamentos contábeis.

Recursos Humanos

Ferramentas de fluxo de trabalho em recursos humanos ajudam a automatizar a documentação e reduzir a supervisão administrativa, diminuindo o risco de erros e fornecendo melhor suporte aos funcionários. Esses tipos de ferramentas podem ajudar no gerenciamento de novas contratações, planilhas de horas, anúncios de vagas e solicitações de folgas—dando aos profissionais de RH mais tempo para se concentrar em tarefas de alto valor.

Como a automação do fluxo de trabalho beneficia sua organização?

Quer você esteja procurando automatizar processos em finanças, marketing ou TI, o software de automação de fluxo de trabalho alivia o fardo das tarefas manuais e economiza tempo, recursos e dinheiro significativos para as empresas. Essas ferramentas de fluxo de trabalho não apenas aceleram os processos para sua equipe, mas também ajudam a liberar tempo para o trabalho mais importante e orientam futuras tomadas de decisões—trabalhando como parte de uma solução de software de gerenciamento de processos de negócios maior.

Benefícios da automação do fluxo de trabalho ferramentas

Menos erros

A entrada manual de dados é tediosa e abre espaço para pequenos erros humanos que podem ter um grande impacto na sua organização—desde imprecisões contábeis até faturas incorretas. O software de fluxo de trabalho, por outro lado, usa dados centralizados e em tempo real para executar tarefas administrativas, reduzindo o risco de erros dispendiosos.
Processos simplificados

Ferramentas de automação de fluxo de trabalho aumentam a visibilidade dos processos, reduzindo gargalos e mantendo os projetos avançando na direção certa. Como as tarefas de atribuição e acompanhamento podem ser atribuídas automaticamente, o desempenho é mais fácil de rastrear e gerenciar—o que minimiza atrasos no processo.
Maior produtividade

Quando tarefas tediosas e manuais são automatizadas, as equipes têm mais tempo e recursos para se concentrar em projetos de maior impacto. Muitos aplicativos de automação de fluxo de trabalho também melhoram a colaboração geral—assim, menos tempo é desperdiçado rastreando informações, buscando aprovações ou fazendo acompanhamento com comunicação de ida e volta.
Melhor comunicação

Fluxos de trabalho claramente projetados e notificações automatizadas ajudam os funcionários a permanecerem na mesma página e a entender suas funções em um projeto. Ele também facilita a colaboração interfuncional e melhora a responsabilização pelas tarefas, garantindo que todos estejam trabalhando em direção ao mesmo objetivo.
Insights mais profundos

Relatórios em tempo real com melhor visualização são um dos principais benefícios da automação do fluxo de trabalho. Usar análise de dados em processos significa que as organizações podem capturar métricas de desempenho, identificar áreas de oportunidades e tomar decisões mais informadas sobre suas operações.

Como escolher as melhores ferramentas de automação de fluxo de trabalho para as necessidades do seu negócio

Ao escolher a melhor ferramenta de automação de fluxo de trabalho para sua organização, é importante primeiro analisar seus processos atuais, identificar gargalos e entender quais equipes usarão as ferramentas. Depois de entender melhor as necessidades do seu negócio, procure os seguintes recursos ao comparar diferentes soluções:

Uma interface amigável e navegação simples.
IA e aprendizado de máquina para processamento inteligente de documentos (IDP).
Integrações perfeitas com ferramentas de terceiros e os aplicativos que você usa todos os dias.
Fluxos de trabalho personalizados.
Operabilidade baseada na nuvem.
Análise de dados e relatórios em tempo real.
Segurança e proteção de dados aprimoradas.
Escalabilidade para necessidades empresariais em evolução.

Exemplos de ferramentas de automação de fluxo de trabalho em uso

O tempo gasto em processos simples, como responder emails, criar tarefas ou copiar dados de uma fonte para outra, pode aumentar rapidamente. Mas, ao configurar fluxos de trabalho automatizados, as empresas podem aumentar drasticamente a eficiência e agregar valor às operações principais—de marketing e finanças a recursos humanos.

Alguns exemplos de automação de fluxo de trabalho em ação incluem:

Envio de acompanhamentos e respostas automatizados após um cliente preencher um formulário de contato.
Envio de sequências de emails de nutrição de leads após um evento acionado.
Faturamento automático de clientes para pagamentos mensais.
Criação de SLAs para garantir respostas rápidas a problemas urgentes.
Reembolso de despesas de funcionários.
Envio de lembretes de prazos e aprovações.
Atribuição automática de tarefas e projetos a membros da equipe.
Integração de novos funcionários.
Aprovação de solicitações de férias.

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Saiba mais

Ferramentas e softwares de automação de fluxo de trabalho simplificam tarefas tradicionalmente manuais e tediosas usando lógica baseada em regras, ajudando as empresas a economizar tempo, reduzir o risco de erro humano e aumentar a produtividade no local de trabalho.
Existem vários tipos de ferramentas de automação para otimizar as principais funções da sua organização e simplificar tarefas manuais. Isso inclui ferramentas de fluxo de trabalho para gerenciamento de projetos, marketing e vendas, atendimento ao cliente, finanças e recursos humanos.
A automação do fluxo de trabalho ajuda as empresas a economizar tempo, recursos e dinheiro. Os benefícios da automação do fluxo de trabalho incluem menos erros de entrada de dados, processos simplificados, produtividade aprimorada, melhor comunicação e colaboração e insights de negócios mais profundos.
O processamento inteligente de documentos usa IA e aprendizado de máquina para processar documentos, extraindo informações relevantes de dados não estruturados ou semiestruturados e transformando-os em formatos utilizáveis para outros aplicativos ou análises comerciais. O processamento automatizado de documentos é uma versão simplificada disso. Ele captura, extrai e armazena dados convertendo-os em um sistema de negócios interno ou planilha; no entanto, normalmente não envolve classificação, validação ou análise de documentos para um aprendizado mais profundo.
Ferramentas de automação de fluxo de trabalho aumentam drasticamente a eficiência e agregam valor às operações principais. Alguns exemplos de automação de fluxo de trabalho em uso incluem automatizar acompanhamentos e respostas, criar e atribuir tarefas, enviar faturas mensais ou até mesmo aprovar solicitações de férias.

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