Przekształcanie współpracy zespołu za pomocą sztucznej inteligencji w usłudze Microsoft Teams

We współczesnym dynamicznym miejscu pracy spotkania są niezbędne w podejmowaniu decyzji i planowaniu. Jednak często zbyt wiele czasu traci się na zadania administracyjne, takie jak sporządzanie notatek, śledzenie czynności do wykonania i organizowanie kolejnych czynności. Te zadania mogą odciągać uwagę od ważnej pracy i spowalniać zespoły.

Funkcja Copilot w programie Teams zmienia to przez automatyzację rutynowych zadań, dzięki czemu zespoły mogą poświęcać więcej czasu na wprowadzanie innowacji, rozwiązywanie problemów i osiąganie wyników.

Sztuczna inteligencja we współpracy zespołu to więcej niż tylko oszczędność czasu — to przekształcanie sposobu pracy zespołów. Gdy sztuczna inteligencja zajmuje się szczegółami, zespoły mogą skupić się na działaniach o dużym wpływie. Oto jak sztuczna inteligencja ułatwia pracę zespołową:

• Bezproblemowa współpraca — sztuczna inteligencja umożliwia natychmiastowy dostęp do spójnych rekordów ze spotkania, co zapewnia zgodność działań i ogranicza nieporozumienia.
• Oszczędności czasu — sztuczna inteligencja automatyzuje zadania administracyjne, pozwalając zespołom inwestować więcej czasu w strategię i rozwiązywanie problemów.
• Zwiększone zaangażowanie — sztuczna inteligencja obsługuje dokumentację, co pozwala członkom zespołu w pełni uczestniczyć w dyskusjach.
• Wyższa dokładność — sztuczna inteligencja gwarantuje precyzyjne sporządzanie notatek, przypisania zadań i transkrypcje, co minimalizuje występowanie błędów ludzkich i zwiększa zaufanie do udostępnionych informacji.

Zadania administracyjne często pochłaniają cenne godziny, które można by było wykorzystać na prace o wyższym priorytecie. Dzięki funkcjom sztucznej inteligencji w usłudze Teams te rutynowe zadania są zautomatyzowane, co uwalnia zespoły, aby mogły skupić się na działaniach wywierających wpływ.

Oto kilka najważniejszych sposobów, w jakie automatyzacja przy użyciu sztucznej inteligencji zwiększa efektywność:
 

• Transkrypcja ze spotkania — sztuczna inteligencja automatycznie generuje szczegółowe transkrypcje, zapewniając zgodność i szczegółową dokumentację.
• Czynności do wykonania — sztuczna inteligencja wykrywa decyzje lub kolejne czynności, przypisuje je do członków zespołu i wyznacza terminy w ramach zintegrowanych menedżerów zadań.
• Dynamiczne plany — sztuczna inteligencja sugeruje także punkty planu spotkania na podstawie tematów ze spotkań w przeszłości i kamieni milowych projektu.
• Inteligentne przypomnienia — sztuczna inteligencja wysyła na czas przypomnienia o terminach, kolejnych czynnościach i nieukończonych zadaniach, dzięki czemu zespoły działają zgodnie z planem.

Sztuczna inteligencja przez automatyzowanie rutynowych zadań pozwala zespołom skupiać się na ważniejszej pracy, co ulepsza produktywność i osiągane wyniki. Na przykład menedżer projektu nadzorujący wprowadzenie produktu na rynek może użyć sztucznej inteligencji do rejestrowania decyzji, przypisywania zadań i wysyłania przypomnień o kolejnych czynnościach, co eliminuje konieczność wprowadzania aktualizacji ręcznie. 

Sztuczna inteligencja może także śledzić postęp i wysyłać na czas powiadomienia, co ułatwia zespołom działanie zgodnie z planem oraz ogranicza opóźnienia i stres, dzięki czemu mogą one skupić się na strategicznych aspektach wprowadzania na rynek.

Efektywna komunikacja to podstawa pomyślnej współpracy, zwłaszcza w zespołach pracujących w różnych lokalizacjach lub językach. W usłudze Teams sztuczna inteligencja jest używana do eliminowania barier w komunikacji oraz zapewniania wszystkim przejrzystości.

Oto niektóre z funkcji komunikacji obsługiwanych przez sztuczną inteligencję w usłudze Teams:
 

• Obsługa wielu języków — tłumaczenie czatów i transkrypcji spotkań w czasie rzeczywistym zapewnia płynną współpracę między zespołami globalnymi.
• Podsumowania na żądanie — uczestnicy, którzy spóźnili się lub w ogóle nie zdążyli na spotkanie, mogą uzyskać dostęp do spójnych podsumowań, aby być na bieżąco bez konieczności przedzierania się przez całą transkrypcję.
• Udoskonalona obsługa wiadomości — sztuczna inteligencja sugeruje bardziej przejrzyste i profesjonalne formułowanie wiadomości, co zwiększa precyzję i ogranicza nieporozumienia.

Wyobraź sobie globalny zespół marketingowy współpracujący nad dużą kampanią. Dzięki wielojęzycznym transkrypcjom i podsumowaniom generowanym przez sztuczną inteligencję członkowie zespołu z różnych stref czasowych mogą bezproblemowo wnosić swój wkład, realizować te same cele i nadrabiać zaległości ze spotkań, w których nie uczestniczyli, bez konieczności przeglądania długich nagrań.

Te narzędzia wspierają inkluzywną komunikację i pomagają zapewnić, że zespoły pozostają produktywne i zsynchronizowane bez względu na lokalizację poszczególnych członków.

Do osiągania celów zespołu potrzeba czegoś więcej niż tylko świetna komunikacja — wymagane są efektywne przepływy pracy. Funkcja Copilot w programie Teams upraszcza zarządzanie zadaniami, ustalanie priorytetów i planowanie, przekształcając złożoność w przejrzystość. 

Oto kilka przykładów tego, jak w praktyce wygląda optymalizacja przepływu pracy przez sztuczną inteligencję:

• Śledzenie zadań — automatycznie rejestruje zadania z notatek ze spotkania i aktualizuje ich status w miarę ich realizowania przez członków zespołu.
• Inteligentna priorytetyzacja — rekomenduje, które zadania lub terminy wymagają natychmiastowej uwagi, korzystając ze szczegółowych informacji opartych na danych.
• Uproszczone planowanie — analizuje kalendarze zespołu, aby sugerować idealne pory na spotkania przy minimalizowaniu konfliktów planowania.

Sztuczna inteligencja pomaga zmniejszyć tarcia, dając zespołom dokładnie to, czego potrzebują, do skutecznej pracy. Na przykład firma konsultingowa obsługująca wielu klientów może użyć narzędzi sztucznej inteligencji do uproszczenia śledzenia projektu. 

Zamiast polegać na ręcznych aktualizacjach i kolejnych czynnościach, kierownicy zespołów mają wgląd w czasie rzeczywistym w postęp, co zapewnia skuteczne osiąganie kamieni milowych w terminie.

Obsługa wdrażania sztucznej inteligencji nie musi być trudna. Zajęcie się prawdziwymi wyzwaniami i skupienie na bezpośrednich korzyściach dla zespołu, jakie przynosi sztuczna inteligencja, pozwala bez obaw dokonać przejścia i od razu dostrzec wywierany wpływ. Oto kilka najczęstszych obaw i sposobów, w jakie narzędzia zwiększające produktywność obsługiwane przez sztuczną inteligencję mogą je rozwiać:

Narzędzia sztucznej inteligencji wymagają inwestycji z góry, jednak generowane przez nie usprawnienia zapewniają wartość długoterminową. Automatyzacja zadań, takich jak sporządzanie notatek i planowanie, zwalnia czas na bardziej priorytetową pracę, co przekłada się na zwiększenie produktywności i przyspieszenie realizacji projektu.

Najlepsze narzędzia sztucznej inteligencji udostępniają zabezpieczenia i ochronę danych klasy korporacyjnej. Funkcje, takie jak przechowywanie danych zaszyfrowanych oraz wbudowane mechanizmy kontroli zgodności, pomagają zespołom pewnie wdrażać sztuczną inteligencję przy jednoczesnym zapewnianiu ochrony informacji poufnych.

Rozwiązania sztucznej inteligencji, w które warto inwestować, opracowano z myślą o płynnej integracji z istniejącymi narzędziami i przepływami pracy. Wymagają one minimalnego szkolenia i zwiększają możliwości zespołów przez upraszczanie zadań, takich jak transkrybowanie, zarządzanie zadaniami i planowanie — bez stromej krzywej uczenia się.

Sztuczna inteligencja gwałtownie przeobraża sposób pracy zespołów, a przyszłość jest jeszcze bardziej obiecująca dzięki narzędziom obsługiwanym przez sztuczną inteligencję, takim jak usługa Teams. Pojawiające się możliwości, takie jak analiza predykcyjna, proaktywny coaching i inteligentniejsze integracje, pozwolą zespołom przewidywać wyzwania, optymalizować decyzje i szybciej dostarczać wyniki. Organizacje myślące przyszłościowo, które teraz wdrażają sztuczną inteligencję, uzyskają przewagę konkurencyjną — umożliwiając swoim zespołom rozwój w coraz bardziej zcyfryzowanym miejscu pracy.

Wybór właściwych narzędzi sztucznej inteligencji wymaga zrozumienia unikatowych potrzeb zespołu. Użyj tej krótkiej listy kontrolnej, aby zacząć oceniać swoje opcje:
 

• Potrzeby — Które zadania chcesz zautomatyzować lub ulepszyć?
• Zabezpieczenia — Czy narzędzie chroni dane poufne?
• Zgodność — Czy zintegruje się ono z istniejącymi systemami?
• Skalowalność — Czy może rozwijać się wraz z Twoją firmą?
• Pomoc techniczna — Czy ma dobrą pomoc techniczną dla klientów?

Usługa Teams wyróżnia się na tle innych narzędzi zwiększających produktywność ze względu na jej głęboką integrację z ekosystemem platformy Microsoft 365 w połączeniu z możliwością bezpiecznego i kontekstowego wykorzystania pełnego potencjału danych organizacji. Oto co ją wyróżnia:

• Płynna integracja z platformą Microsoft 365 — Ulepsz przepływy pracy, w ramach których już działa Twój zespół. Funkcja Copilot działa bezpośrednio w usłudze Teams i w aplikacjach Microsoft 365, zapewniając całkowicie ujednolicone środowisko.
• Kontekstowa sztuczna inteligencja obsługiwana przez Twoje dane — Funkcja Copilot nie tylko automatyzuje zadania w usłudze Teams. Inteligentnie pracuje nad danymi organizacji, wyodrębniając istotne informacje ze spotkań, czatów i nie tylko, aby zapewnić największą możliwą wartość.
• Zabezpie­czenia i zgodność klasy korporacyjnej — Firma Microsoft priorytetyzuje bezpieczeństwo i poufność danych na każdym poziomie. W przeciwieństwie do niektórych narzędzi, które polegają na magazynie innej firmy, usługa Teams operuje w ramach struktury zabezpieczeń klasy korporacyjnej firmy Microsoft. Twoje dane zostają pod Twoją kontrolą.
• Intuicyjne środowisko użytkownika — Funkcja Copilot w programie Teams została tak zaprojektowana, aby była łatwa w użyciu i dostępna, zwiększając produktywność bez stromej krzywej uczenia się. Jej integracja ze znanymi narzędziami zapewnia, że zespoły mogą wykorzystywać sztuczną inteligencję bez zakłócania istniejących przepływów pracy.
• Skalowalna dla wszystkich — Niezależnie od tego, czy jesteś małą firmą, czy dużym przedsiębiorstwem, funkcja Copilot skaluje się bez wysiłku, aby zaspokoić Twoje potrzeby. Jej funkcje sztucznej inteligencji przystosowują się do każdego rozmiaru zespołu, zapewniając wartość na każdym poziomie, co pomaga małym zespołom działać szybciej, a dużym organizacjom umożliwia spójną i wydajną współpracę różnych działów.

Sztuczna inteligencja nie jest już przydatnym gadżetem — to niezbędny pomocnik w obszarze produktywności, współpracy i innowacji. Funkcja Copilot w programie Teams pomaga pracownikom skupić się na tym, co naprawdę ważne, przez automatyzowanie rutynowych zadań, usprawnianie procesów i ulepszanie komunikacji. Efektem tego jest więcej czasu na ważną pracę i mniej energii poświęcanej na szczegóły. Aby uzyskać możliwie największe korzyści, wypróbuj usługę Microsoft Teams Premium. W ramach usługi Premium zespół otrzymuje dostęp do zaawansowanych funkcji sprawiających, że spotkania i połączenia są bardziej inteligentne, atrakcyjne i bezpieczne. Od spersonalizowanych środowisk wzmacniających więzi po zaawansowane narzędzia chroniące informacje poufne usługa Teams Premium zapewnia Twojemu zespołowi bardziej inteligentną i bezpieczną pracę. Nie czekaj — już dziś zacznij odkrywać, jak sztuczna inteligencja w usłudze Teams może przekształcić Twoje przepływy pracy.