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O que é o processamento inteligente de documentos?

Uma jovem com especificações trabalhando em laptop

Os dados atingiram um ponto de saturação. Atualmente, as organizações têm tantos dados que é difícil demente o que são informações valiosas e o que é apenas ruído. A mineração de grandes quantidades de dados para insights acionáveis pode ser dispendioso e demorado. É nesse local que o processamento inteligente de documentos, ou IDP, entra em cena.

 

O processamento inteligente de documentos (IDP) é uma tecnologia de automação do fluxo de trabalho que examina, lê, extrai e organiza informações significativas de grandes fluxos de dados. A tecnologia pode processar muitos tipos diferentes de documentos: documentos, PDFs, documentos do Word, planilhas e uma infinidade de outros formatos. A função principal do IDP é extrair informações valiosas em grandes conjuntos de dados sem entrada humana.

 

Há várias vantagens em automatizar parte do processamento de documentos por meio do IDP. Por meio da inteligência artificial, o IDP pode eliminar a necessidade de trabalhos manuais de entrada e processamento de dados. Isso não apenas aumenta a velocidade na qual os dados podem ser processados, mas diminui o custo para fazer isso, além de reduzir o erro humano para maior eficiência.

 

As organizações modernas normalmente têm grandes volumes de três tipos de dados: estruturados, não estruturados e semiestruturados. Os dados estruturados são organizados e lidos com mais facilidade por processadores de dados humanos. Dados não estruturados, por outro lado, são demorados para processar e analisar. Os dados semiestruturados se enquadram entre eles. As soluções de processamento de documentos inteligentes são capazes de automatizar o processamento de dados para dados estruturados, não estruturados e semiestruturados.

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Como funciona o processamento inteligente de documentos?

 

Existem algumas etapas para o processamento inteligente de documentos.

 

Ele começa com o reconhecimento inteligente de documentos, quando o IDP usa uma tecnologia complexa de IA de aprendizado profundo para digitalizar documentos e classificá-los. Essa tecnologia pode ser treinada em até 190 idiomas e é capaz de ler e interpretar documentos de maneira muito semelhante à de um trabalhador de processamento de dados.

 

Depois que seus dados são classificados, o software inteligente de automação de documentos começa a extrair os dados de valor para sua organização. A extração é realizada por meio de tecnologias cognitivas de IA que identificam partes específicas de dados do documento maior. Em seguida, o IDP organiza os dados relevantes e os apresenta em um formato facilmente acessível.

 

Se a sua organização tem grandes quantidades de dados estruturados, semiestruturados ou não estruturados, o processamento inteligente de documentos é um investimento que vale a pena considerar como parte da sua estratégia de gerenciamento de processo\ de negócios..

Benefícios do processamento inteligente de documentos

 

O processamento inteligente de documentos foi demonstrado para melhorar os processos de negócios e aumentar a eficiência da equipe. Aqui estão algumas das principais vantagens de automatizar o processamento de documentos:

 

  • Aumente a precisão do processamento com o processamento inteligente de documentos. A taxa de erros para processadores de dados humanos é muito maior do que para o IDP.
  • Reduza o custo do processamento de documentos automatizando alguns de seus fluxos de trabalho. Em média, o processamento manual de documentos custa de 6 a 8 dólares por documento. O custo por documento do processamento automatizado de documentos é consideravelmente menor do que isso.
  • Aumente a produtividade dos funcionários oferecendo a eles a oportunidade de fazer um trabalho mais impactante. Sem a necessidade de processar documentos demorados, os funcionários são livres para direcionar a atenção para outro lugar.

Qual é a diferença entre o processamento inteligente de documentos e o processamento automatizado de documentos?

 

O processamento automatizado de documentos é uma tecnologia relacionada, mas muito diferente do IDP. O processamento automatizado de documentos é usado principalmente para digitalizar documentos em papel. A criação de cópias digitais de documentos em papel permite que eles sejam indexados e se tornem pesquisáveis em um banco de dados. Isso é fundamental para organizações como a DMV que dependem da documentação em papel, mas precisam de seus dados digitalizados.

 

O processamento inteligente de documentos é um software de gerenciamento de processo de negócios capaz de digitalizar e indexar documentos impressos, mas também oferece várias etapas além disso, como a classificação de informações valiosas e o fornecimento de insights dos dados de documentos impressos (ou de qualquer outro tipo), em vez de apenas o acesso computadorizado a eles.

Como escolher um software de processamento de documentos inteligente

 

Existem algumas etapas envolvidas na escolha do melhor software de processamento de documentos inteligente para a sua organização.

 

  1. A primeira etapa na escolha de um IDP é identificar as necessidades de processamento de dados da sua organização. Você tem dados mais estruturados ou não estruturados? Em qual formato está a maioria dos seus dados? Quanto do processamento de dados você deseja automatizar?
  2. Em seguida, você deve avaliar quais dos seus dados seriam ideais para processamento inteligente de documentos. Considere o quanto cada um dos seus conjuntos de dados é demorado para processar e o que mais beneficiaria sua organização por meio da automação. Os documentos que levam mais tempo para serem processados manualmente podem ser bons candidatos ao IDP.
  3. Depois de identificar os fluxos de trabalho de processamento de documentos que deseja automatizar, você estará pronto para decidir sobre o software de processamento inteligente de documentos. Você deve tomar sua decisão com base na demanda de automação e nos requisitos que sua organização tem para o processamento automatizado de documentos. Aqui estão algumas perguntas que você pode fazer para informar sua escolha:

  • Em quanto tempo a solução de automação de documentos inteligente pode ser implementada?
  • Qual é o grau de facilidade de manutenção do software?
  • Que nível de suporte a empresa de software oferece para os serviços de automação de documentos inteligente?
  • A tecnologia de reconhecimento de documentos inteligente do software lê todos os documentos que sua organização deseja processar?
  • A precisão do software diminuirá significativamente a taxa de erros?

Casos de uso de processamento de documentos inteligente

 

O IDP é usado em todos os setores. Aqui estão alguns casos de uso de processamento inteligente de documentos:

 

  • Departamentos de   Finanças podem automatizar as funções de contas a pagar, como o processamento de notas fiscais.
  • Departamentos de Recursos Humanos  podem processar currículos, entrevistar funcionários e processar pesquisas de funcionários e outros dados de RH com o IDP.
  • Agências do governo   gerenciam licenças, emitem documentos eletrônicos e processam solicitações com software inteligente de processamento de documentos.
  • As seguradoras usam o processamento automatizado de documentos para processar reivindicações, detectar fraudes, fazer triagem de apólices de seguro e agilizar o processamento de documentos da sua organização.
  • Escritórios de advocacia   podem processar, arquivar e gerenciar dados jurídicos com maior precisão do que o processamento manual de documentos usando o IDP.

 

Esses são apenas alguns dos setores em que o processamento inteligente de documentos é usado para agilizar e melhorar os fluxos de trabalho de processamento de dados. Se você estiver trabalhando com o software certo, o IDP terá uma ampla variedade de aplicativos e benefícios para a maioria das organizações.

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Usando o processamento inteligente de documentos em sua organização, você poderá coletar dados úteis de seus documentos com menos erros humanos, a um custo mais baixo. À medida que o IDP libera seus funcionários de grandes volumes de processamento de dados entediantes, ele extrairá insights de dados significativos para você em formatos fáceis de usar e acessíveis.

 

O IDP é apenas uma das automações de fluxo de trabalho habilitadas pelo Power Automate elimina tarefas repetitivas e torna o trabalho mais eficiente. Com ferramentas do tipo "arrastar e soltar" com pouco código, Power Automate pode ajudá-lo a criar maneiras inovadoras de fazer as coisas.

Perguntas frequentes

  • O IDP (processamento inteligente de documentos) é uma tecnologia de automação do fluxo de trabalho que examina, lê, extrai e organiza informações significativas de grandes fluxos de dados.
  • O processamento inteligente de documentos usa a tecnologia inteligente de reconhecimento de documentos para classificar documentos e, em seguida, processa seus dados com a tecnologia de reconhecimento de padrões. Depois que o documento é processado, o software IDP extrai dados significativos e os monta em um formato acessível.
  • O processamento inteligente de documentos demonstrou aumentar a precisão, a eficiência e a velocidade do processamento de dados para organizações em vários setores.
  • O processamento automatizado de documentos é usado principalmente para digitalizar documentos em papel. O processamento inteligente de documentos processa totalmente muitos tipos diferentes de documentos e organiza seus dados relevantes, negando a necessidade de processadores de dados humanos.
  • A implementação de software de documento inteligente começa com uma avaliação dos fluxos de trabalho de processamento de documentos para determinar quais podem ser automatizados. Depois de conhecer os documentos que deseja automatizar, você deve identificar os fluxos de trabalho que exigem o nível mais alto de precisão e começar sua automação com eles.
  • O processamento inteligente de documentos pode ser usado em vários setores, desde empresas de seguros até agências governamentais, a fim de agilizar e refinar o processamento de vários tipos diferentes de dados.

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